MWST und Rechnungsstellung: Welche Funktionen eine E-Commerce-Plattform bieten muss

Was eine E-Commerce-Plattform in Sachen MWST und Rechnungsstellung leisten muss

Ab der ersten Bestellung regeln vier Bundeserlasse die Tätigkeit. Das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) bestimmt die Pflichtangaben und die Bestellbestätigung. Die Preisbekanntgabeverordnung (PBV) schreibt die Auszeichnung der Preise inklusive Mehrwertsteuer vor.

Das Datenschutzgesetz (DSG) regelt die Datenschutzerklärung. Das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) findet Anwendung, wobei es seit dem 1. Januar 2025 eine Neuerung für den Verkauf über Plattformen gibt. In der Schweiz unterliegt die Rechnungsstellung dem Handelsrecht und dem MWSTG. Diese Regeln gelten unabhängig von der Rechtsform des Unternehmens.

In der Schweiz ist eine Rechnung nur auf Verlangen des Leistungsempfängers obligatorisch. In der Europäischen Union ist sie hingegen generell erforderlich.

Die Rechnung bleibt das einfachste Mittel, um den Vorsteuerabzug nachzuweisen. Eine Plattform, die keine verwertbaren Rechnungen ausstellt, bringt ihre gewerblichen Kunden in die Gefahr, dass der Vorsteuerabzug verweigert wird. Zudem erschwert sie die eigene Buchhaltung.

Preisauszeichnung und Berechnung der Schweizer Steuersätze

In der Schweiz beträgt der normale MWST-Satz 8,1 %. Der reduzierte Satz liegt bei 2,6 % und der Sondersatz für Beherbergungsdienstleistungen bei 3,8 %. Diese Sätze gelten in allen Kantonen und sind seit dem 1. Januar 2024 in Kraft.

Sie hängen von der erbrachten Leistung ab, nicht vom Kanton oder der Rechtsform des Unternehmens.

Der reduzierte Satz umfasst insbesondere Leitungswasser, Nahrungsmittel und Zusatzstoffe, Vieh, Geflügel, Fische, Getreide, Saatgut und Pflanzen, Tierfutter, Düngemittel, Arzneimittel, Zeitungen, Zeitschriften und Bücher ohne werblichen Charakter. Seit dem 1. Januar 2025 gehören auch Produkte für die Menstruationshygiene dazu. Er gilt ebenfalls für elektronische Zeitungen, Zeitschriften und Bücher ohne werblichen Charakter.

Die Plattform muss pro Artikel – oder pro Positionszeile – einen Steuersatz hinterlegen, der durch eine Regel zugewiesen wird. Sie kann nicht einen einzigen Satz auf das gesamte Sortiment anwenden.

Zur Berechnung der MWST: MWST = Netto × Satz ÷ 100, Brutto = Netto × (1 + Satz ÷ 100). Bei 1’000 CHF netto zu 8,1 % beträgt die MWST 81 CHF und der Bruttopreis 1’081 CHF.

Um den Nettobetrag aus einem Bruttopreis zu ermitteln: Netto = Brutto ÷ (1 + Satz ÷ 100), MWST = Brutto − Netto. Bei 1’081 CHF brutto zu 8,1 % ergeben sich 1’000 CHF netto und 81 CHF MWST.

Der häufigste Fehler besteht darin, 8,1 % vom Bruttobetrag abzuziehen. Die MWST wird jedoch auf den Nettobetrag berechnet. Man teilt also durch 1,081 und zieht nicht 8,1 % ab. Gerundet wird auf den Rappen.

Ein gemischter Warenkorb ist der aussagekräftigste Testfall. Eine Rechnung mit mehreren Steuersätzen wird pro Kategorie berechnet, nicht durch Anwendung eines Durchschnittssatzes auf die Gesamtsumme. Die Plattform muss die Positionen nach Steuersätzen aufschlüsseln. Sie zeigt Zwischensummen netto pro Satz, den Steuerbetrag pro Satz und schliesslich die Gesamtsumme brutto.

Hinzu kommt die Auszeichnung der Bruttopreise, welche durch die Preisbekanntgabeverordnung im Onlinehandel vorgeschrieben ist.

Bei Beherbergungsdienstleistungen unterliegt das Frühstück zusammen mit der Übernachtung dem Satz von 3,8 %, auch wenn es separat fakturiert wird. Andere Mahlzeiten profitieren nicht automatisch von diesem Satz. Eine im Restaurant servierte Mahlzeit unterliegt normalerweise dem Satz von 8,1 %, während ein Take-away-Verkauf von Nahrungsmitteln unter 2,6 % fallen kann, sofern die Bedingungen erfüllt sind.

Die Plattform muss diese Situationen auf Ebene der Artikellinie oder der Lieferart unterscheiden. Es reicht nicht, dies nur auf Produktniveau zu tun.

MWST-Sätze in der Schweiz nach Leistung

Umsatzüberwachung und Registrierungsschwelle

Die allgemeine Schwelle für die obligatorische Registrierung liegt bei einem weltweiten massgebenden Umsatz von 100’000 CHF.

Für ein Versandhandelsunternehmen, ob schweizerisch oder ausländisch, entsteht die Steuerpflicht, sobald ein Jahresumsatz von 100’000 Franken aus Kleinsendungen erreicht wird, die vom Ausland transportiert oder versandt werden. Ihre Lieferungen gelten dann als im Inland bewirkt. Das Unternehmen muss sich im Register der Steuerpflichtigen für die Mehrwertsteuer eintragen lassen.

Dieser Umsatz berechnet sich anhand der vom Käufer geleisteten Gegenleistungen. Die Plattform muss den massgebenden Umsatz verfolgen. Sie muss jederzeit ermöglichen, zu prüfen, ob die Schwelle von 100’000 Franken erreicht ist.

Nützliche Funktionen sind: ein Dashboard für den massgebenden Umsatz, eine konfigurierbare Warnung vor Erreichen der Schwelle, die Möglichkeit, nicht massgebende Transaktionen vom Zähler auszuschliessen, sowie der Export der für die Registrierung notwendigen Daten.

Die zu überwachende Schwelle ist der weltweite massgebende Umsatz, nicht nur der Umsatz in der Schweiz. Die Registrierungen und Abrechnungen erfolgen online bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV).

Eine Plattform, die diese Kumulierung und ihre Aufschlüsselung nach Zeitraum, Lieferland und Sendungsart nicht liefern kann, zwingt das Unternehmen, diese Zahlen zum Zeitpunkt der Registrierung manuell zu rekonstruieren.

Registrierungsschwelle für die Mehrwertsteuer in der Schweiz

Erstellung einer vollständigen und konformen Rechnung

Die Rechnung muss es ermöglichen, den Verkauf in der Buchhaltung nachzuvollziehen. Vor dem Versand zu prüfende Angaben: der Aussteller (Name oder Firma und vollständige Adresse, also die Identität der Person oder des Unternehmens, das die Leistung erbringt).

Ebenfalls erforderlich ist der Empfänger (Name oder Firma und Adresse des Kunden). Das Datum oder der Zeitraum der Lieferung oder Leistungserbringung ist anzugeben, falls er vom Rechnungsdatum abweicht.

Art, Gegenstand und Umfang der Leistung müssen ersichtlich sein. Mengen, Stunden oder Pauschalbeträge machen den Betrag verständlich.

Der Preis der Leistung und der geschuldete Gesamtbetrag samt Währung müssen angegeben sein. Rabatte und allfällige Anzahlungen sind gesondert auszuweisen. Falls zutreffend, sind die MWST-Nummer des Lieferanten, der Steuersatz und der Steuerbetrag anzugeben. Ist die Steuer im Preis inbegriffen, genügt gemäss MWSTG die Angabe des Steuersatzes.

Die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum sind für die Nachverfolgung nützlich. Sie gehören zwar nicht zu den in Artikel 26 MWSTG ausdrücklich aufgeführten Pflichtangaben. Dennoch wird empfohlen, eine eindeutige Nummer und das Ausstellungsdatum anzugeben, um die Dokumente zu ordnen und Zahlungen zu identifizieren.

Im Bereich Zahlung muss die Rechnung die mit dem Kunden vereinbarten Bedingungen wiedergeben: vereinbartes Fälligkeitsdatum, Kontoinhaber und IBAN oder QR-Abschnitt.

Eine an die falsche Entität adressierte Rechnung kann deren Bearbeitung verzögern. Dies erfordert eine saubere Verwaltung der Rechnungsadressen, die von den Lieferadressen getrennt sind.

Die Plattform muss daher für jede Rechnung eine eindeutige Nummer generieren. Sie muss die Ausstellung blockieren, wenn eine Pflichtangabe fehlt. Elektronische Rechnungen, einschliesslich PDF, haben denselben Beweiswert wie Papierrechnungen.

Pflichtangaben auf einer Rechnung in der Schweiz

Verkäufe aus dem Ausland und Kleinsendungen

Ausländische Unternehmen, die im Versandhandel in der Schweiz tätig sind, werden gleich behandelt wie solche mit Sitz in der Schweiz.

Das schweizerische Gebiet umfasst für die Anwendung dieser Regeln das Gebiet der Eidgenossenschaft, das Fürstentum Liechtenstein und die deutsche Gemeinde Büsingen. Die Plattform muss daher die Lieferadresse, das Bestimmungsland und die allfällige Qualifikation der Sendungen als Kleinsendungen verwalten. Sie behandelt Liechtenstein und Büsingen als schweizerisches Gebiet.

Lieferungen, die die Steuerpflicht im Versandhandel auslösen, sind jene, die zum Käufer transportiert werden. Der Transport kann auch auf Anordnung des Käufers an einen anderen Ort im schweizerischen Gebiet erfolgen. Er wird vom Lieferanten oder von einem von ihm beauftragten Dritten durchgeführt.

Lieferungen mit Abholung durch den Kunden werden nicht berücksichtigt. Die Plattform muss daher erfassen, wer den Transport organisiert, und nicht nur die Adresse des Kunden. Ein Feld «Abholung durch Käufer» versus «Versand durch Verkäufer organisiert» ändert den Umfang des massgebenden Umsatzes.

Auch mit der Regelung für den Versandhandel wird die Einfuhrsteuer weiterhin nicht auf Kleinsendungen erhoben.

Ab der Registrierung im Register der Steuerpflichtigen aufgrund dieser Regelung gelten Kleinsendungen und alle anderen Lieferungen, bei denen die Einfuhrsteuer 5 Franken übersteigt, als im Inland bewirkt. Alle Lieferungen ins schweizerische Gebiet des steuerpflichtigen Unternehmens unterliegen folglich der schweizerischen Inlandsteuer.

Die Plattform muss ausreichende Versanddaten (Wert der Sendung, Transportart, Nachweis der Ausfuhr oder Lieferung) vorsehen, um diese Unterscheidung zu dokumentieren.

Die ESTV veröffentlicht zudem die MWST-Registrierungen von Versandhandelsunternehmen und Plattformbetreibern sowie die entsprechenden Listen. Der Status als Plattformbetreiber unterliegt einem eigenen Registrierungsverfahren, das von dem des Verkäufers getrennt ist.

Vorsteuer und Vorbereitung der Abrechnungen

Bei der effektiven Methode fakturiert das Unternehmen die MWST auf seinen Verkäufen. Es zieht die auf beruflichen Einkäufen recoverable MWST ab, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Es führt die Differenz an die ESTV ab.

Beispiel: Eine Gesellschaft fakturiert 10’000 CHF netto zum Normalsatz und kassiert 810 CHF MWST. Sie zahlt 324 CHF abziehbare MWST auf ihren Berufsausgaben. Sie führt 486 CHF an die ESTV ab.

Der Abzug ist nur möglich, wenn die Ausgabe mit einer Tätigkeit verbunden ist, die zum Abzug berechtigt, und wenn ein korrekter Beleg vorliegt. Der private Anteil einer Ausgabe ist nicht automatisch abziehbar.

Bestimmte Leistungen, die vom Anwendungsbereich der MWST ausgenommen sind, wie bestimmte Gesundheits-, Bildungs-, Versicherungs- oder Bankdienstleistungen, geben grundsätzlich kein Recht auf Abzug der darauf lastenden MWST. Im Gegensatz dazu wird eine korrekt dokumentierte Exportlieferung ohne schweizerische MWST fakturiert, behält aber grundsätzlich das Recht auf Vorsteuerabzug.

Die Sätze der Nettosteuerschuld (NSS) und die Pauschalsätze (TaF) sind branchenspezifische Steuersätze. Sie vereinfachen die MWST-Abrechnung erheblich, da die Vorsteuer nicht ermittelt werden muss.

Eine Plattform, die für Unternehmen gedacht ist, die diesen Methoden unterliegen, muss mindestens Umsatzaggregate pro Satz und Zeitraum liefern. Andernfalls erzwingt sie eine doppelte Buchführung.

Seit 2025 können bestimmte Unternehmen eine jährliche Abrechnung beantragen. Dies hebt die Akontozahlungen während des Jahres nicht auf.

Ein verwertbarer Buchhaltungsexport muss den Umsatz nach Steuersätzen aufschlüsseln. Er muss ausgeschlossene Transaktionen unterscheiden, dokumentierte Exporte isolieren und die Abstimmung zwischen den Verkäufen der Plattform, den Eingängen und den Einfuhrsteuern ermöglichen.

Gutschriften, Rabatte, Anzahlungen und Kleinbetragsrechnungen

Gutschriften und Kleinbetragsrechnungen bis 400 CHF in der Schweiz unterliegen spezifischen, erleichterten Regeln.

Eine Gutschrift muss der Originalrechnung zugeordnet sein. Sie übernimmt den auf die korrigierte Position angewendeten Steuersatz. Eine teilweise Rückerstattung eines gemischten Warenkorbs muss die MWST zum Satz jeder betroffenen Position verringern, nicht zum Normalsatz auf die Gesamtsumme.

Die Plattform muss daher referenzierte Gutschriften mit eigener Nummer generieren. Sie kann sich nicht mit einem negativen Buchungssatz im Verkaufsjournal begnügen.

Rabatte und Anzahlungen müssen auf der Rechnung gesondert erscheinen. Dies impliziert die Möglichkeit, eine Zwischensumme vor Rabatt, den angewendeten Rabatt, den Saldo nach Rabatt, die bereits geleisteten Anzahlungen und den restlichen geschuldeten Betrag auszuweisen, wobei die Spur des MWST-Satzes auf jedem Element erhalten bleibt.

Wenn eine Anzahlung bereits fakturiert wurde und die Schlussrechnung die gesamte Leistung abdeckt, muss die Plattform ermöglichen, zu identifizieren, was bereits fakturiert und eingenommen wurde, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden. Diese Korrekturen müssen mit der Originalrechnung verknüpft bleiben.

Rückverfolgbarkeit, Archivierung und Kontrolle

Die Plattform muss die gesendete Rechnung, allfällige Korrekturen und die Zahlungsbelege aufbewahren.

Die Verbindung zwischen Bestellung, Rechnung, Zahlung und allfälliger Gutschrift muss erhalten und exportierbar sein. Sie darf nicht nur am Bildschirm einsehbar sein.

Eine konforme Form vermeidet die Verweigerung des Vorsteuerabzugs, insbesondere bei grenzüberschreitenden Transaktionen.

Zu fordernde Funktionen sind: ein Audit-Log für Änderungen (Preis, Adresse, Satz, Zahlungsstatus), eine Versionierung der korrigierten Dokumente, eine empfohlene eindeutige Nummer, die Unmöglichkeit, eine ausgestellte Rechnung spurlos zu ändern. Ebenso erforderlich ist ein lesbarer und strukturierter Export der Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen an den Treuhänder oder die Buchhaltungssoftware.

Ein Export, der nicht die Details nach Satz, Währung und Lieferland wiedergibt, zwingt vor jeder Abrechnung zu manuellen Nachbearbeitungen.

Vor der Wahl zu testende Szenarien

Stellen Sie zunächst einen gemischten Warenkorb zusammen, der einen Artikel zum Normalsatz, einen Artikel zum reduzierten Satz und eine Übernachtung mit separat fakturiertem Frühstück enthält.

Prüfen Sie, ob die Rechnung eine Nettosumme pro Satz, die Steuer pro Satz und eine Bruttosumme ausweist. Prüfen Sie auch, ob die online angezeigten Preise brutto sind.

Führen Sie anschliessend eine Lieferung aus dem Ausland ein, indem Sie nacheinander das Bestimmungsland (Schweiz, Liechtenstein, Büsingen, Drittland) und den Transportorganisator (Abholung durch Käufer oder durch Verkäufer organisierter Versand) ändern. Der massgebende Umsatz muss sich entsprechend aktualisieren. Er muss es ermöglichen, den Fortschritt zur Schwelle von 100’000 CHF zu verfolgen.

Testen Sie anschliessend eine Teilgutschrift auf eine Position mit reduziertem Satz in einem gemischten Warenkorb. Testen Sie auch eine Anzahlung gefolgt von einer Schlussrechnung. Prüfen Sie jedes Mal, ob die MWST zum richtigen Satz neu berechnet wird, ob die Originalrechnung unverändert bleibt und ob die Gutschrift eine eigene Nummer trägt.

Erstellen Sie schliesslich eine Kleinbetragsrechnung (bis 400 CHF) und eine Rechnung, die diesen Betrag überschreitet, um die angewendeten Regeln zu vergleichen.

Schliessen Sie mit dem Export für den Treuhänder ab. Er muss es ermöglichen, periodengerecht die Aufschlüsselung des Umsatzes nach Sätzen, dokumentierte Exporte, fakturierte MWST und Zahlungsbelege ohne manuelle Nachbearbeitung zu rekonstruieren.