TVA et facturation : quelles fonctions attendre d'une plateforme e-commerce ?

Ce qu’une plateforme e-commerce doit gérer en matière de TVA et de facturation

Dès la première commande, quatre textes fédéraux encadrent l’activité. La loi contre la concurrence déloyale régit les mentions et la confirmation de commande. L’ordonnance sur l’indication des prix impose l’affichage TTC.

La loi sur la protection des données encadre la politique de confidentialité. La loi sur la TVA s’applique, avec une nouveauté depuis le 1er janvier 2025 pour les ventes via plateformes. En Suisse, la facturation relève du droit commercial et de la LTVA. Ces règles valent quelle que soit la forme juridique de l’entreprise.

En Suisse, la facture n’est obligatoire qu’à la demande du destinataire. Dans l’Union européenne, elle est généralement requise.

La facture reste le moyen le plus simple de prouver la déduction de l’impôt préalable. Une plateforme sans factures exploitables fait courir un risque de refus de déduction à ses clients professionnels. Elle complique aussi sa propre comptabilité.

Affichage des prix et calcul des taux suisses

En Suisse, le taux normal de TVA est de 8,1 %. Le taux réduit est de 2,6 % et le taux spécial pour l’hébergement de 3,8 %. Ces taux valent dans tous les cantons et sont en vigueur depuis le 1er janvier 2024.

Ils dépendent de la prestation fournie, pas du canton ni de la forme juridique de l’entreprise.

Le taux réduit couvre notamment l’eau amenée par des conduites, les denrées alimentaires et additifs, le bétail, la volaille, les poissons, les céréales, les semences et plantes, les aliments pour animaux, les engrais, les médicaments, les journaux, revues et livres sans caractère publicitaire. Il couvre aussi les produits d’hygiène menstruelle depuis le 1er janvier 2025. Il s’applique également aux journaux électroniques, aux revues et aux livres sans caractère publicitaire.

La plateforme doit disposer d’un taux par article — ou par ligne de commande — assigné par une règle. Elle ne peut pas appliquer un taux unique à tout le catalogue.

Pour ajouter la TVA : TVA = HT × taux ÷ 100, TTC = HT × (1 + taux ÷ 100). Pour 1’000 CHF HT à 8,1 % : TVA de 81 CHF et prix TTC de 1’081 CHF.

Pour retrouver le HT depuis un prix TTC : HT = TTC ÷ (1 + taux ÷ 100), TVA = TTC − HT. Pour 1’081 CHF TTC à 8,1 %, on obtient 1’000 CHF HT et 81 CHF de TVA.

L’erreur à éviter est de soustraire 8,1 % du montant TTC. La TVA se calcule sur le montant hors taxe. On divise donc par 1,081 et on ne retire pas 8,1 %. Les arrondis se font au centime.

Un panier mixte est le cas de test le plus révélateur. Une facture avec plusieurs taux se calcule par catégorie, pas en appliquant un taux moyen au total. La plateforme doit ventiler les lignes par taux. Elle affiche des sous-totaux HT par taux, le montant de taxe par taux, puis le total TTC.

S’y ajoute l’affichage des prix TTC, imposé par l’ordonnance sur l’indication des prix dans le commerce en ligne.

Pour l’hébergement, le petit-déjeuner bénéficie du taux de 3,8 % avec le logement, y compris s’il est facturé séparément. Les autres repas ne bénéficient pas automatiquement de ce taux. Un repas servi au restaurant relève normalement de 8,1 %, alors qu’une vente à emporter de denrées alimentaires peut relever de 2,6 % si les conditions sont remplies.

La plateforme doit distinguer ces situations au niveau de la ligne d’article ou du mode de livraison. Il ne suffit pas de le faire au niveau du produit.

Taux de TVA en Suisse selon la prestation

Suivi du chiffre d’affaires et seuil d’assujettissement

Le seuil général d’assujettissement obligatoire est de 100’000 CHF de chiffre d’affaires mondial déterminant.

Pour une entreprise de vente par correspondance, suisse ou étrangère, l’assujettissement naît dès qu’un chiffre d’affaires annuel de 100 000 francs provenant de petits envois transportés ou expédiés depuis l’étranger est atteint. Ses livraisons sont alors réputées effectuées en Suisse. Elle doit se faire inscrire au registre des assujettis à la TVA.

Ce chiffre d’affaires se calcule en fonction des contre-prestations payées par les acheteurs. La plateforme doit suivre le chiffre d’affaires déterminant. Elle doit permettre de vérifier à tout moment si le seuil de 100 000 francs est atteint.

Les fonctions utiles sont : un tableau de bord du chiffre d’affaires déterminant, une alerte paramétrable avant le seuil, la possibilité d’exclure du compteur les opérations non déterminantes et l’export des données nécessaires à l’inscription.

Le seuil à surveiller est le chiffre d’affaires mondial déterminant, pas uniquement le chiffre d’affaires suisse. Les inscriptions et les décomptes se font en ligne auprès de l’Administration fédérale des contributions (AFC).

Une plateforme qui ne peut pas produire ce cumul et sa décomposition par période, par pays de livraison et par type d’envoi oblige l’entreprise à reconstruire ces chiffres manuellement au moment de l’inscription.

Seuil d’assujettissement à la TVA en Suisse

Générer une facture complète et conforme

La facture doit permettre de retrouver la vente dans la comptabilité. Mentions à vérifier avant l’envoi : l’émetteur (nom ou raison sociale et adresse complète, soit l’identité de la personne ou de l’entreprise qui fournit la prestation).

Il faut aussi le destinataire (nom ou raison sociale et adresse du client). La date ou la période de livraison ou de réalisation doit être précisée si elle diffère de la date de facturation.

Doivent figurer la nature, l’objet et l’étendue de la prestation. Les quantités, heures ou forfaits rendent le montant compréhensible.

Doivent apparaître le prix de la prestation et le total dû, avec la devise. Les rabais et les acomptes éventuels doivent être distincts. Si applicable, indiquer le numéro TVA du fournisseur, le taux et le montant de taxe. Si la taxe est comprise dans le prix, l’indication du taux suffit selon la LTVA.

Le numéro de facture et l’échéance sont utiles au suivi. Ils ne figurent pas parmi les mentions expressément énumérées à l’article 26 LTVA. Il est néanmoins recommandé d’indiquer un numéro unique et la date d’émission pour classer les documents et identifier les paiements.

Côté paiement, la facture doit reprendre les conditions acceptées avec le client : échéance convenue, titulaire du compte et IBAN ou section QR.

Une facture adressée à la mauvaise entité peut retarder son traitement. Cela suppose une gestion propre des adresses de facturation distinctes des adresses de livraison.

La plateforme doit donc générer un numéro unique pour chaque facture. Elle doit bloquer l’émission lorsqu’une mention obligatoire manque. Les factures électroniques, y compris en PDF, ont la même valeur probante que les factures papier.

Mentions obligatoires sur une facture en Suisse

Ventes depuis l’étranger et petits envois

Les entreprises étrangères actives dans la vente par correspondance en Suisse sont traitées de la même manière que celles dont le siège est en Suisse.

Le territoire suisse comprend, pour l’application de ces règles, le territoire de la Confédération, la Principauté de Liechtenstein et la commune allemande de Büsingen. La plateforme doit donc gérer l’adresse de livraison, le pays de destination et l’éligibilité éventuelle des envois au régime des petits envois. Elle traite le Liechtenstein et Büsingen comme territoire suisse.

Les livraisons qui déclenchent l’assujettissement de vente par correspondance sont celles transportées à destination de l’acheteur. Le transport peut aussi se faire sur ordre de l’acheteur jusqu’à un autre lieu sur le territoire suisse. Il est assuré par le fournisseur ou par un tiers mandaté par lui.

Les livraisons avec enlèvement par le client ne sont pas prises en considération. La plateforme doit donc enregistrer qui organise le transport, et pas seulement l’adresse du client. Un champ « retrait par l’acheteur » versus « expédition organisée par le vendeur » change le périmètre du chiffre d’affaires déterminant.

Même avec la réglementation des ventes par correspondance, l’impôt sur les importations continue à ne pas être perçu sur les petits envois.

Dès l’inscription au registre des assujettis fondée sur cette réglementation, les petits envois et toutes les autres livraisons dont l’impôt sur les importations dépasse 5 francs sont réputés effectués en Suisse. Toutes les livraisons à destination du territoire suisse de l’entreprise assujettie sont par conséquent soumises à l’impôt suisse sur les opérations intérieures.

La plateforme doit prévoir des données d’expédition suffisantes (valeur de l’envoi, mode de transport, preuve d’exportation ou de livraison) pour documenter cette distinction.

L’AFC publie également les inscriptions à la TVA des entreprises de vente par correspondance et des exploitants de plateformes, ainsi que les listes correspondantes. Le statut d’exploitant de plateforme fait l’objet d’une procédure d’inscription propre, distincte de celle du vendeur.

Impôt préalable et préparation des décomptes

Avec la méthode effective, l’entreprise facture la TVA sur ses ventes. Elle déduit la TVA récupérable sur ses achats professionnels lorsque les conditions sont remplies. Elle verse la différence à l’AFC.

Exemple : une société facture 10’000 CHF hors taxe au taux normal et collecte 810 CHF de TVA. Elle paie 324 CHF de TVA récupérable sur ses dépenses professionnelles. Elle verse 486 CHF à l’AFC.

La déduction n’est possible que si la dépense est liée à une activité qui donne droit à la déduction et si un justificatif correct existe. La part privée d’une dépense n’est pas automatiquement récupérable.

Certaines prestations exclues du champ de la TVA, comme certaines prestations de santé, d’enseignement, d’assurance ou de banque, ne donnent en principe pas droit à la déduction de la TVA supportée sur les dépenses correspondantes. À l’inverse, une exportation correctement documentée est facturée sans TVA suisse tout en conservant en principe le droit à la déduction.

Les taux de la dette fiscale nette (TDFN) et les taux forfaitaires (TaF) sont des taux d’imposition propres à certaines branches. Ils simplifient considérablement le décompte de la TVA, puisque l’impôt préalable ne doit pas être déterminé.

Une plateforme destinée à des entreprises soumises à ces méthodes doit au minimum produire des agrégats de ventes par taux et par période. Sinon, elle impose une double comptabilité.

Depuis 2025, certaines entreprises peuvent demander un décompte annuel. Cela ne supprime pas les acomptes durant l’année.

Un export comptable exploitable doit ventiler le chiffre d’affaires selon les taux. Il doit distinguer les opérations exclues, isoler les exports documentés et permettre la réconciliation entre les ventes de la plateforme, les encaissements et les impôts sur les importations.

Avoirs, rabais, acomptes et factures de faible montant

Les notes de crédit et les factures de faible montant, jusqu’à 400 CHF en Suisse, disposent de règles spécifiques allégées.

Un avoir doit être rattaché à la facture d’origine. Il reprend le taux appliqué à la ligne corrigée. Un remboursement partiel d’un panier mixte doit diminuer la TVA au taux de chaque ligne concernée, pas au taux normal sur le total.

La plateforme doit donc générer des avoirs référencés, avec leur propre numéro. Elle ne peut pas se contenter d’une écriture négative dans le journal des ventes.

Les rabais et les acomptes doivent apparaître distinctement sur la facture. Cela implique de pouvoir afficher un sous-total avant rabais, le rabais appliqué, le solde après rabais, les acomptes déjà versés et le montant restant dû, en conservant la trace du taux de TVA sur chaque élément.

Lorsqu’un acompte a déjà été facturé et que la facture finale couvre l’ensemble de la prestation, la plateforme doit permettre d’identifier ce qui a déjà été facturé et encaissé pour éviter une double taxation. Ces corrections doivent rester liées à la facture d’origine.

Traçabilité, archivage et contrôle

La plateforme doit conserver la facture envoyée, ses éventuelles corrections et les justificatifs de paiement.

Le lien entre commande, facture, paiement et éventuel avoir doit être conservé et exportable. Il ne doit pas être seulement consultable à l’écran.

Une forme conforme évite le refus de la déduction de l’impôt préalable, en particulier dans les transactions transfrontalières.

Les fonctions à exiger sont : un journal d’audit des modifications (prix, adresse, taux, statut de paiement), un versionnage des documents corrigés, un numéro unique recommandé, l’impossibilité de modifier une facture émise sans laisser de trace. Il faut aussi un export lisible et structuré des factures, avoirs et paiements vers le fiduciaire ou le logiciel comptable.

Un export qui ne reproduit pas le détail par taux, par devise et par pays de livraison oblige à des retraitements manuels avant chaque décompte.

Scénarios à tester avant de choisir

Constituer d’abord un panier mixte contenant un article au taux normal, un article au taux réduit et une nuitée d’hébergement avec petit-déjeuner facturé séparément.

Vérifier que la facture affiche un sous-total HT par taux, la taxe par taux et un total TTC. Vérifier aussi que les prix affichés en ligne sont TTC.

Introduire ensuite une livraison depuis l’étranger en modifiant successivement le pays de destination (Suisse, Liechtenstein, Büsingen, pays tiers) et l’organisateur du transport (retrait par l’acheteur ou expédition organisée par le vendeur). Le chiffre d’affaires déterminant doit se mettre à jour en conséquence. Il doit permettre de suivre la progression vers le seuil de 100’000 CHF.

Tester ensuite un avoir partiel sur une ligne au taux réduit d’un panier mixte. Tester aussi un acompte suivi d’une facture finale. Vérifier à chaque fois que la TVA est recalculée au bon taux, que la facture d’origine reste inchangée et que l’avoir porte un numéro propre.

Créer enfin une facture de faible montant (jusqu’à 400 CHF) et une facture dépassant ce montant pour comparer les règles appliquées.

Terminer par l’export destiné au fiduciaire. Il doit permettre de reconstituer, par période, la ventilation du chiffre d’affaires selon les taux, les exports documentés, la TVA facturée et les justificatifs de paiement, sans retraitement manuel.