Rechnungskauf: Risiken und Pflichten in der Schweiz

Rechnungskauf in der Schweiz: Was ist das?

Der Rechnungskauf besteht darin, eine Ware zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen und den Preis erst im Nachhinein einzufordern. In der Schweiz beträgt die übliche Frist 30 Tage ab Rechnungsdatum, sofern nichts anderes vereinbart wurde (Freiburger Kantonalbank). Dieses Modell ist im B2B- wie auch im B2C-Bereich gängig: Der Online-Händler versendet die Ware, bevor er das Geld erhält.

Nicht zu verwechseln ist dies mit verzögerten Zahlungsmodellen wie «Buy Now Pay Later» (BNPL). Gemäss der Fédération romande des consommateurs (FRC) ermöglicht dies die Ratenzahlung bei kleinen Käufen und bleibt kostenlos, solange die Zahlungsfristen eingehalten werden. Es handelt sich um einen an den Kauf gebundenen Kredit, nicht um ein einfaches Zahlungsziel; die Risiken und der rechtliche Rahmen unterscheiden sich von denen einer gewöhnlichen B2B-Rechnung.

Die Herausforderungen hängen von der jeweiligen Position ab. Der Gläubiger – Lieferant, Händler oder Selbstständiger – trägt das Risiko von Zahlungsausfällen, Verzögerungen und Liquiditätsengpässen. Er muss eine konforme Rechnung ausstellen und die Zahlungen überwachen. Der Schuldner muss die Folgen eines Verzugs (Verzugszinsen, Mahngebühren) kennen. Bei Ratenzahlungen muss er zudem das Risiko einer Überschuldung abschätzen.

Eine konforme Rechnung als Voraussetzung für die Bezahlung

Eine buchhalterisch und steuerlich gültige Rechnung muss die Parteien und die Leistung eindeutig identifizieren. Zwingende Angaben sind: vollständiger Name oder Firmenbezeichnung des Ausstellers und des Kunden, vollständige Adresse beider Parteien, eindeutige Rechnungsnummer sowie Ausstellungsdatum. Falls zutreffend, auch das Datum der Leistungserbringung oder Lieferung, eine detaillierte Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, der Gesamtbetrag exkl. und inkl. MwSt. (bei Mehrwertsteuerpflicht), die Zahlungsbedingungen und die Zahlungsfrist.

Mehrwertsteuerpflichtige fügen ihre UID-Nummer (Format CHE-xxx.xxx.xxx MWST) hinzu, den angewendeten Steuersatz (8,1 %, 2,6 % oder 3,8 %), den ausgewiesenen Mehrwertsteuerbetrag und den Bruttogesamtbetrag. Das KMU-Portal des SECO präzisiert, dass seit dem 1. Januar 2014 die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz «MWST» verwendet wird. Bei Kassenzetteln über 400 Franken müssen zudem Name und Adresse des Empfängers aufgeführt sein (Stand 2012). Diese Angaben ermöglichen es dem gewerblichen Kunden, die Vorsteuer abzuziehen.

Die elektronische Signatur ist fakultativ. Das SECO weist darauf hin, dass sie den besten Schutz vor nicht erkennbaren Änderungen bietet. Ohne sie ist die Rechnung kein unanfechtbarer Beweis. Der Nachweis kann jedoch durch andere Unterlagen erbracht werden: Bestell- oder Lieferscheine, Buchhaltungseinträge, Zahlungsnachweise. Diese Elemente werden je nach Fall nach dem Grundsatz der freien Beweiswürdigung beurteilt.

Letzte Anforderung: die Aufbewahrung. Rechnungen sind während 10 Jahren auf Papier oder in digitaler Form aufzubewahren, gemäss dem Obligationenrecht (Art. 958f OR). Das Unternehmen dokumentiert so seine Buchungen und erfüllt die buchhalterischen und steuerlichen Anforderungen.

Zahlungsfristen: Die Praxis in der Schweiz

Das Obligationenrecht legt keine einheitliche Zahlungsfrist fest. Im B2B-Bereich verhandeln die Parteien frei, kürzer oder länger, je nach Bedarf. In der Praxis einigen sie sich oft auf 30 Tage, manchmal 60. Ist im Vertrag oder auf der Rechnung keine Frist vorgesehen, schreibt Artikel 75 OR die sofortige Zahlung bei Empfang vor. Das Fehlen einer Vereinbarung geht zu Lasten des Schuldners, der keinen automatischen Kulanzzeitraum hat.

Einige Branchen weichen von diesem Schema ab. Im Baugewerbe erfolgen Zahlungen oft etappenweise gemäss Baufortschritt, wie im Vertrag festgelegt. Ziel ist es, die Zahlungen über die gesamte Realisierungsdauer zu verteilen. Üblich ist auch die Zurückbehaltung einer Sicherheit: 5 % bis 10 % der Zahlung werden bis zum Ende der Garantieperiode (ca. 1 Jahr) einbehalten. Sie deckt allfällige Reparaturen nach der Übergabe der Arbeiten ab.

Bei bestimmten Projekten im Baubereich können längere Fristen ausgehandelt werden, diese müssen jedoch explizit im Vertrag erwähnt sein. Für den Gläubiger ist die Formulierung der Zahlungsbedingungen der erste Hebel zur Risikokontrolle. Frist, Beginn, Teilzahlungen, Sicherheitsbehalt: Diese Elemente sind wichtiger als jede spätere Mahnung.

Risiken für den Gläubiger: Ausfälle, Verzögerungen und Liquidität

Das Hauptrisiko beim Kauf auf Rechnung liegt in Forderungsverlusten. In der Schweiz liegen Zahlungsausfälle typischerweise zwischen 1 % und 5 %, abhängig von der Branche, dem Kundenprofil und den vorhandenen Schutzmechanismen. Ein scheinbar niedriger Satz kann schnell ins Gewicht fallen. Ein Online-Shop tätigt monatlich 1'000 Bestellungen à 120 Franken auf Rechnung. Bei einer Ausfallrate von 3 % verliert er 3'600 Franken pro Monat, also 43'200 Franken pro Jahr, gemäss einem Rechenbeispiel aus einem Fachleitfaden.

Verzug erzeugt zusätzlich Zinsen. Ein säumiger Schuldner schuldet einen Verzugszins von 5 % pro Jahr. Dieser Zins gilt automatisch ab dem Verzug, sofern kein anderer vertraglicher Zins vereinbart wurde. Die Berechnung beginnt am Tag nach dem Fälligkeitsdatum. Dazu können je nach vereinbarten Bedingungen Mahngebühren kommen. Im B2C-Bereich mit verzögerter Zahlung nennt die FRC hohe Mahngebühren und Verzugszinsen von rund 8 %.

Die Kosten des Risikos sind mit den Kosten seiner Kontrolle zu vergleichen. Eine Bonitätsprüfung bei einer Auskunftei wie CRIF oder Intrum kostet einige Cent pro Abfrage. Die Externalisierung des Risikos an einen BNPL-Anbieter kostet 1,60 % bis 2,40 % des Betrags. Bei einer Bestellung von 120 Franken sind das 2,12 bis 3,18 Franken, also 2'120 bis 3'180 Franken pro Monat bei 1'000 Bestellungen. In diesem Beispiel ist die Prävention günstiger als der Verlust von 3'600 Franken aufgrund einer Ausfallrate von 3 %.

Kennzahlen zum Risiko des Rechnungskaufs in der Schweiz

Risiken für den Schuldner: Ratenzahlung und Überschuldung

Die Ratenzahlung birgt für Konsumenten ein spezifisches Risiko. Laut FRC ist diese Kreditform kostenlos, solange die Zahlungsfristen eingehalten werden. Doch bei Verzug wird die Rechnung teuer: sehr hohe Verzugszinsen (rund 8 %) und ebenfalls Mahngebühren. Daher ist Sorgfalt bei der Begleichung der Rechnungen geboten.

Der rechtliche Rahmen für diese Kleinkredite ist lückenhaft. Das Konsumkreditgesetz (KKG) gilt nicht für Kredite unter 500 Franken. Dies erlaubt es einigen Unternehmen, ihre Angebote an Personen mit geringer Bonität zu richten, stellt die FRC fest. Bei diesen Beträgen geniesst der Konsument nicht den Schutz, der mit dem klassischen Konsumkredit verbunden ist.

Gemäss einer vom Temps zitierten und von der FRC aufgegriffenen Zahl nehmen Bestellungen auf diesem Weg um etwa 20 % zu. Dies wirft die Frage nach der Anreizwirkung für Überkonsum und Überschuldung auf. In der Schweiz wird dieser Service von Marken wie H&M, Mango und Calida angeboten. Faustregel für Schuldner: Jede Möglichkeit der Ratenzahlung wie einen Kredit behandeln. Den im Verzugsfall angewendeten Zinssatz, die Mahngebühren und den tatsächlich geschuldeten Gesamtbetrag prüfen.

Zahlungsausfälle verhindern und bearbeiten, ohne die Beziehung zu belasten

Die Prävention beginnt mit der Bonitätsprüfung vor dem Kauf, realisierbar über Auskunfteien wie CRIF oder Intrum. Sie setzt sich fort mit expliziten Zahlungsbedingungen: Frist und Beginn, Teilzahlungen, Sicherheitsbehalt, allenfalls vereinbarter Zinssatz, Mahngebühren. Eine Rechnung, die Fälligkeit und geschuldeten Betrag klar ausweist, reduziert Streitigkeiten und unbeabsichtigte Verzögerungen.

Die Behandlung von Zahlungsausfällen muss das Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG) respektieren. Schweizer Online-Shops haben drei Hebel. Erstens die Bonitätsprüfung vor dem Kauf. Zweitens ein professionelles Mahnwesen gemäss SchKG. Drittens die Externalisierung des Risikos an Dienstleister (z. B. Klarna oder CembraPay). Das richtige Gleichgewicht zwischen Prävention und Schutz hängt von der Ausfallrate, der Warenkorbhöhe und dem Kundenprofil ab.

Jede Option hat messbare Kosten. Die Prävention (Bonitätsprüfung) kostet einige Cent pro Abfrage. Die Risikodeckung wird als Prozentsatz des betroffenen Umsatzes berechnet, im genannten Beispiel zwischen 1,60 % und 2,40 %. Die Abwägung zwischen Prävention und Schutz hängt von drei Elementen ab: der beobachteten Ausfallrate, der Warenkorbhöhe und dem Kundenprofil.

Digitale Rechnungsstellung: Pflichten und Chancen

Die Digitalisierung schreitet in der Schweiz voran, bleibt im privaten Sektor aber weitgehend optional. Die Schweiz fördert die Dematerialisierung von Rechnungen, schreibt sie für B2B- und B2C-Flüsse bis Ende Oktober 2024 jedoch nicht vor. Das System eBill ermöglicht den Versand elektronischer Rechnungen an Geschäftskunden und Privatpersonen sowie den Empfang von Lieferantenrechnungen. Es erleichtert auch die Zahlung im Digital Banking der Bank. Es verzeichnet mehr als drei Millionen Nutzer, Unternehmen wie Privatpersonen. QR-Rechnung und eBill gehören zu den digitalen Normen, die nun in die schweizerische Rechnungspraxis integriert sind.

Im öffentlichen Sektor bestehen hingegen Pflichten. Seit Anfang 2016 müssen alle Lieferanten der Bundesverwaltung aufgrund eines Entscheids des Bundesrates ihre Rechnungen im elektronischen Format ausstellen, wenn der Auftrag 5'000 Franken übersteigt. Seit 2012 können Unternehmen Lieferantenrechnungen der Bundesverwaltung im PDF-Format per E-Mail empfangen.

Beweistechnisch bleibt die elektronische Signatur fakultativ. Sie bietet den besten Schutz vor nicht erkennbaren Änderungen. Ihr Fehlen hindert nicht am Vorsteuerabzug, wenn andere Nachweise erbracht werden, unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an die Buchführung. Unternehmen mit einem internen Kontrollsystem können dieses auch als Beweismittel nutzen. Auf europäischer Ebene verändern Austauschformate wie Peppol und das Projekt ViDA die Beziehungen zu Partnern, Kunden oder Lieferanten. Rechnungen, die in die EU ausgestellt werden, sind daher genau zu beobachten.

Zusammenfassung: Kommerzielle Flexibilität mit Sicherheit verbinden

Die minimalen Anforderungen sind dokumentarischer und buchhalterischer Natur. Die Rechnung muss Aussteller, Empfänger, Leistung, Daten, Beträge exkl. und inkl. MwSt. sowie die Zahlungsbedingungen klar identifizieren. Sie trägt die Nummer und den Mehrwertsteuersatz für Steuerpflichtige.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre (Art. 958f OR). Ohne vereinbarte Frist ist die Forderung sofort fällig (Art. 75 OR).

Auf Seiten des Gläubigers bleibt das Hauptrisiko der Zahlungsausfall, typischerweise 1 % bis 5 % je nach Branche und Kundenprofil. Die Kosten der gebundenen Liquidität verschärfen dies. Die Hebel: Bonitätsprüfung (einige Cent pro Abfrage), schriftliche Zahlungsbedingungen, Mahnungen gemäss SchKG. Bei Bedarf Externalisierung des Risikos an einen Dienstleister, der zwischen 1,60 % und 2,40 % verrechnet.

Auf Seiten des Schuldners kommt die Gefahr von der verzögerten Zahlung. Die Erleichterung ist kostenlos, solange die Fristen eingehalten werden. Sie wird bei Verzug teuer: Verzugszinsen von rund 8 % und Mahngebühren im BNPL-Kontext. Kredite unter 500 Franken unterliegen nicht dem KKG.

Merksätze: Fristen und Fälligkeiten festlegen und formulieren. Zinssatz und Mahngebühren erwähnen. Identität und Bonität des Schuldners prüfen, bevor eine Frist gewährt wird.

Nachweise der Rechnung und der Zahlung aufbewahren. Zwischen vorgängiger Kontrolle und Risikodeckung basierend auf der tatsächlichen Ausfallrate abwägen. Die kommerzielle Flexibilität des Rechnungskaufs ist nützlich. Sie wird durch schriftliche Regeln und systematische Überwachung abgesichert.