IVA e fatturazione: quali funzioni attendersi da una piattaforma di e-commerce?

Cosa deve gestire una piattaforma di e-commerce in materia di IVA e fatturazione

Fin dal primo ordine, quattro testi federali disciplinano l’attività. La legge contro la concorrenza sleale regola le menzioni obbligatorie e la conferma d’ordine. L’ordinanza sull’indicazione dei prezzi impone la visualizzazione dell’importo comprensivo di IVA.

La legge sulla protezione dei dati disciplina l’informativa sulla privacy. Si applica la legge sull’imposta sul valore aggiunto (LIVA), con una novità entrata in vigore il 1° gennaio 2025 per le vendite tramite piattaforme. In Svizzera, la fatturazione rientra nel diritto commerciale e nella LIVA. Queste regole valgono indipendentemente dalla forma giuridica dell’impresa.

In Svizzera, la fattura è obbligatoria solo su richiesta del destinatario. Nell’Unione europea, invece, è generalmente richiesta.

La fattura rimane il mezzo più semplice per provare la detrazione dell’imposta precedente. Una piattaforma priva di fatture utilizzabili espone i suoi clienti professionali al rischio di rifiuto della detrazione. Complica inoltre la propria contabilità.

Visualizzazione dei prezzi e calcolo delle aliquote svizzere

In Svizzera, l’aliquota normale dell’IVA è dell’8,1%. L’aliquota ridotta è del 2,6% e l’aliquota speciale per il pernottamento è del 3,8%. Queste aliquote sono valide in tutti i Cantoni e sono in vigore dal 1° gennaio 2024.

Esse dipendono dalla prestazione fornita, non dal Cantone né dalla forma giuridica dell’impresa.

L’aliquota ridotta copre, tra l’altro, l’acqua distribuita tramite condutture, i prodotti alimentari e gli additivi, il bestiame, il pollame, il pesce, i cereali, i semi e le piante, i mangimi, i fertilizzanti, i medicinali, i giornali, le riviste e i libri senza carattere pubblicitario. Copre anche i prodotti per l’igiene mestruale dal 1° gennaio 2025. Si applica altresì ai giornali elettronici, alle riviste e ai libri senza carattere pubblicitario.

La piattaforma deve disporre di un’aliquota per articolo — o per riga d’ordine — assegnata tramite una regola. Non può applicare un’unica aliquota a tutto il catalogo.

Per aggiungere l’IVA: IVA = Imponibile × aliquota ÷ 100; Totale IVA inclusa = Imponibile × (1 + aliquota ÷ 100). Per 1’000 CHF imponibili all’8,1%: IVA di 81 CHF e prezzo totale di 1’081 CHF.

Per ricavare l’imponibile da un prezzo totale IVA inclusa: Imponibile = Totale IVA inclusa ÷ (1 + aliquota ÷ 100); IVA = Totale IVA inclusa − Imponibile. Per 1’081 CHF totali all’8,1%, si ottengono 1’000 CHF imponibili e 81 CHF di IVA.

L’errore da evitare è sottrarre l’8,1% dall’importo totale IVA inclusa. L’IVA si calcola sull’importo imponibile. Si divide quindi per 1,081 e non si sottrae l’8,1%. Gli arrotondamenti si effettuano al centesimo.

Un carrello misto è il caso di test più rivelatore. Una fattura con più aliquote si calcola per categoria, non applicando un’aliquota media al totale. La piattaforma deve ripartire le righe per aliquota. Visualizza i subtotali imponibili per aliquota, l’importo dell’imposta per aliquota e poi il totale IVA inclusa.

A ciò si aggiunge la visualizzazione dei prezzi IVA inclusa, imposta dall’ordinanza sull’indicazione dei prezzi nel commercio online.

Per il pernottamento, la colazione beneficia dell’aliquota del 3,8% insieme all’alloggio, anche se fatturata separatamente. Gli altri pasti non beneficiano automaticamente di questa aliquota. Un pasto servito al ristorante rientra normalmente nell’8,1%, mentre una vendita da asporto di prodotti alimentari può rientrare nel 2,6% se le condizioni sono soddisfatte.

La piattaforma deve distinguere queste situazioni a livello di riga articolo o di modalità di consegna. Non basta farlo a livello di prodotto.

Aliquote IVA in Svizzera secondo la prestazione

Monitoraggio del fatturato e soglia di assoggettamento

La soglia generale di assoggettamento obbligatorio è di 100’000 CHF di fatturato mondiale determinante.

Per un’impresa di vendita per corrispondenza, svizzera o estera, l’assoggettamento scatta non appena si raggiunge un fatturato annuo di 100’000 franchi proveniente da piccole spedizioni trasportate o spedite dall’estero. Le sue consegne sono allora considerate effettuate in Svizzera. Deve iscriversi al registro degli assoggettati all’IVA.

Questo fatturato si calcola in base alle controprestazioni pagate dagli acquirenti. La piattaforma deve monitorare il fatturato determinante. Deve permettere di verificare in qualsiasi momento se la soglia di 100’000 franchi è stata raggiunta.

Le funzioni utili sono: una dashboard del fatturato determinante, un avviso configurabile prima del raggiungimento della soglia, la possibilità di escludere dal conteggio le operazioni non determinanti e l’esportazione dei dati necessari per l’iscrizione.

La soglia da monitorare è il fatturato mondiale determinante, non solo il fatturato svizzero. Le iscrizioni e i conteggi avvengono online presso l’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC).

Una piattaforma che non può produrre questo cumulato e la sua scomposizione per periodo, per paese di consegna e per tipo di spedizione costringe l’impresa a ricostruire manualmente questi dati al momento dell’iscrizione.

Soglia di assoggettamento all’IVA in Svizzera

Generare una fattura completa e conforme

La fattura deve permettere di ritrovare la vendita nella contabilità. Menzioni da verificare prima dell’invio: l’emittente (nome o ragione sociale e indirizzo completo, ovvero l’identità della persona o dell’impresa che fornisce la prestazione).

È necessario indicare anche il destinatario (nome o ragione sociale e indirizzo del cliente). La data o il periodo di consegna o di esecuzione deve essere precisato se differisce dalla data di fatturazione.

Devono figurare la natura, l’oggetto e l’entità della prestazione. Le quantità, le ore o i forfait rendono l’importo comprensibile.

Devono apparire il prezzo della prestazione e il totale dovuto, con la valuta. Gli sconti e gli acconti eventuali devono essere distinti. Se applicabile, indicare il numero IVA del fornitore, l’aliquota e l’importo dell’imposta. Se l’imposta è compresa nel prezzo, l’indicazione dell’aliquota è sufficiente secondo la LIVA.

Il numero di fattura e la scadenza sono utili per il monitoraggio. Non figurano tra le menzioni espressamente elencate all’articolo 26 LIVA. È tuttavia raccomandato indicare un numero unico e la data di emissione per classificare i documenti e identificare i pagamenti.

Lato pagamento, la fattura deve riportare le condizioni accettate con il cliente: scadenza concordata, titolare del conto e IBAN o sezione QR.

Una fattura indirizzata all’entità sbagliata può ritardarne il trattamento. Ciò presuppone una gestione corretta degli indirizzi di fatturazione distinti dagli indirizzi di consegna.

La piattaforma deve quindi generare un numero unico per ogni fattura. Deve bloccare l’emissione quando manca una menzione obbligatoria. Le fatture elettroniche, incluse quelle in PDF, hanno lo stesso valore probatorio delle fatture cartacee.

Menzioni obbligatorie su una fattura in Svizzera

Vendite dall’estero e piccole spedizioni

Le imprese estere attive nella vendita per corrispondenza in Svizzera sono trattate allo stesso modo di quelle con sede in Svizzera.

Il territorio svizzero comprende, per l’applicazione di queste regole, il territorio della Confederazione, il Principato del Liechtenstein e il comune tedesco di Büsingen. La piattaforma deve quindi gestire l’indirizzo di consegna, il paese di destinazione e l’eventuale eleggibilità delle spedizioni al regime delle piccole spedizioni. Tratta il Liechtenstein e Büsingen come territorio svizzero.

Le consegne che attivano l’assoggettamento alla vendita per corrispondenza sono quelle trasportate a destinazione dell’acquirente. Il trasporto può avvenire anche su ordine dell’acquirente fino a un altro luogo sul territorio svizzero. È assicurato dal fornitore o da un terzo da lui incaricato.

Le consegne con ritiro da parte del cliente non sono prese in considerazione. La piattaforma deve quindi registrare chi organizza il trasporto, e non solo l’indirizzo del cliente. Un campo «ritiro da parte dell’acquirente» versus «spedizione organizzata dal venditore» cambia il perimetro del fatturato determinante.

Anche con la regolamentazione delle vendite per corrispondenza, l’imposta sulle importazioni continua a non essere percepita sulle piccole spedizioni.

Dal momento dell’iscrizione al registro degli assoggettati basata su questa regolamentazione, le piccole spedizioni e tutte le altre consegne la cui imposta sulle importazioni supera i 5 franchi sono considerate effettuate in Svizzera. Tutte le consegne a destinazione del territorio svizzero dell’impresa assoggettata sono pertanto soggette all’imposta svizzera sulle operazioni interne.

La piattaforma deve prevedere dati di spedizione sufficienti (valore della spedizione, modalità di trasporto, prova di esportazione o di consegna) per documentare questa distinzione.

L’AFC pubblica inoltre le iscrizioni all’IVA delle imprese di vendita per corrispondenza e dei gestori di piattaforme, nonché le liste corrispondenti. Lo status di gestore di piattaforma è oggetto di una procedura di iscrizione specifica, distinta da quella del venditore.

Imposta precedente e preparazione dei conteggi

Con il metodo effettivo, l’impresa fattura l’IVA sulle sue vendite. Deduce l’IVA recuperabile sui suoi acquisti professionali quando le condizioni sono soddisfatte. Versa la differenza all’AFC.

Esempio: una società fattura 10’000 CHF imponibili all’aliquota normale e incassa 810 CHF di IVA. Paga 324 CHF di IVA recuperabile sulle sue spese professionali. Versa 486 CHF all’AFC.

La detrazione è possibile solo se la spesa è legata a un’attività che dà diritto alla detrazione e se esiste un giustificativo corretto. La quota privata di una spesa non è automaticamente recuperabile.

Alcune prestazioni escluse dal campo di applicazione dell’IVA, come alcune prestazioni sanitarie, di insegnamento, assicurative o bancarie, non danno in principio diritto alla detrazione dell’IVA sostenuta sulle spese corrispondenti. Al contrario, un’esportazione correttamente documentata è fatturata senza IVA svizzera mantenendo in principio il diritto alla detrazione.

Le aliquote dell’imposta netta dovuta (IND) e le aliquote forfettarie (TaF) sono aliquote d’impostazione proprie di alcuni settori. Semplificano considerevolmente il conteggio dell’IVA, poiché l’imposta precedente non deve essere determinata.

Una piattaforma destinata a imprese soggette a questi metodi deve almeno produrre aggregati di vendite per aliquota e per periodo. Altrimenti, impone una doppia contabilità.

Dal 2025, alcune imprese possono richiedere un conteggio annuale. Ciò non elimina gli acconti durante l’anno.

Un’esportazione contabile utilizzabile deve ripartire il fatturato secondo le aliquote. Deve distinguere le operazioni escluse, isolare le esportazioni documentate e permettere la riconciliazione tra le vendite della piattaforma, gli incassi e le imposte sulle importazioni.

Note di credito, sconti, acconti e fatture di importo ridotto

Le note di credito e le fatture di importo ridotto, fino a 400 CHF in Svizzera, dispongono di regole specifiche alleggerite.

Una nota di credito deve essere collegata alla fattura originale. Riprende l’aliquota applicata alla riga corretta. Un rimborso parziale di un carrello misto deve diminuire l’IVA all’aliquota di ogni riga interessata, non all’aliquota normale sul totale.

La piattaforma deve quindi generare note di credito referenziate, con il proprio numero. Non può limitarsi a una scrittura negativa nel registro delle vendite.

Gli sconti e gli acconti devono apparire distintamente sulla fattura. Ciò implica la possibilità di visualizzare un subtotale prima dello sconto, lo sconto applicato, il saldo dopo lo sconto, gli acconti già versati e l’importo residuo dovuto, conservando la traccia dell’aliquota IVA su ogni elemento.

Quando un acconto è già stato fatturato e la fattura finale copre l’intera prestazione, la piattaforma deve permettere di identificare ciò che è già stato fatturato e incassato per evitare una doppia imposizione. Queste correzioni devono rimanere collegate alla fattura originale.

Tracciabilità, archiviazione e controllo

La piattaforma deve conservare la fattura inviata, le eventuali correzioni e i giustificativi di pagamento.

Il legame tra ordine, fattura, pagamento ed eventuale nota di credito deve essere conservato ed esportabile. Non deve essere solo consultabile a schermo.

Una forma conforme evita il rifiuto della detrazione dell’imposta precedente, in particolare nelle transazioni transfrontaliere.

Le funzioni da esigere sono: un registro di audit delle modifiche (prezzo, indirizzo, aliquota, stato di pagamento), il versioning dei documenti corretti, un numero unico raccomandato, l’impossibilità di modificare una fattura emessa senza lasciare traccia. È necessario anche un’esportazione leggibile e strutturata di fatture, note di credito e pagamenti verso il fiduciario o il software contabile.

Un’esportazione che non riproduce il dettaglio per aliquota, per valuta e per paese di consegna obbliga a rielaborazioni manuali prima di ogni conteggio.

Scenari da testare prima di scegliere

Costituire innanzitutto un carrello misto contenente un articolo all’aliquota normale, un articolo all’aliquota ridotta e una notte di pernottamento con colazione fatturata separatamente.

Verificare che la fattura visualizzi un subtotale imponibile per aliquota, l’imposta per aliquota e un totale IVA inclusa. Verificare anche che i prezzi visualizzati online siano IVA inclusa.

Introdurre successivamente una consegna dall’estero modificando progressivamente il paese di destinazione (Svizzera, Liechtenstein, Büsingen, paesi terzi) e l’organizzatore del trasporto (ritiro da parte dell’acquirente o spedizione organizzata dal venditore). Il fatturato determinante deve aggiornarsi di conseguenza. Deve permettere di seguire la progressione verso la soglia di 100’000 CHF.

Testare successivamente una nota di credito parziale su una riga all’aliquota ridotta di un carrello misto. Testare anche un acconto seguito da una fattura finale. Verificare ogni volta che l’IVA sia ricalcolata all’aliquota corretta, che la fattura originale rimanga invariata e che la nota di credito porti un numero proprio.

Creare infine una fattura di importo ridotto (fino a 400 CHF) e una fattura che superi questo importo per confrontare le regole applicate.

Terminare con l’esportazione destinata al fiduciario. Deve permettere di ricostruire, per periodo, la ripartizione del fatturato secondo le aliquote, le esportazioni documentate, l’IVA fatturata e i giustificativi di pagamento, senza rielaborazione manuale.