Paiement sur facture : quels risques et quelles obligations en Suisse ?

Paiement sur facture en Suisse : de quoi parle-t-on ?

Le paiement sur facture consiste à livrer une marchandise ou à exécuter une prestation, puis à réclamer le prix après coup. En Suisse, le délai standard est de 30 jours dès la date d'émission de la facture, sauf accord contraire (Banque cantonale de Fribourg). Le schéma est courant en B2B comme en B2C : le commerçant en ligne expédie avant d'encaisser.

À ne pas confondre avec le paiement différé de type « buy now pay later » (BNPL). Selon la Fédération romande des consommateurs (FRC), celui-ci permet de régler en plusieurs fois de petits achats et reste gratuit tant que les délais de paiement sont respectés. C'est un crédit adossé à l'achat, pas un simple délai commercial : les risques et le cadre juridique diffèrent de ceux d'une facture B2B ordinaire.

L'enjeu dépend de la position occupée. Le créancier — fournisseur, commerçant, indépendant — porte le risque d'impayé, de retard et de tension de trésorerie. Il doit émettre une facture conforme et suivre les encaissements. Le débiteur doit maîtriser les conséquences d'un retard (intérêts moratoires, frais de rappel). En cas de paiement échelonné, il doit mesurer le risque de surendettement.

Une facture conforme, prérequis pour être payé

Une facture valable sur les plans comptable et fiscal doit identifier sans ambiguïté les parties et la prestation. Mentions indispensables : nom complet ou raison sociale de l'émetteur et du client, adresse complète des deux parties, numéro unique de facture, date d'émission. Le cas échéant, date de la prestation ou de la livraison, description détaillée des biens ou services, montant total hors taxe et TTC (en cas d'assujettissement à la TVA), conditions de paiement et délai de règlement.

Les assujettis à la TVA ajoutent leur numéro d'identification (format CHE-xxx.xxx.xxx TVA), le taux appliqué (8,1 %, 2,6 % ou 3,8 %), le montant de TVA perçue et le total TTC. Le portail PME du SECO précise que, depuis le 1er janvier 2014, le numéro d'identification des entreprises (IDE) est utilisé avec l'ajout de la TVA. Pour les tickets de caisse dépassant 400 francs, le nom et l'adresse du destinataire doivent aussi figurer (état 2012). Ce sont ces éléments qui permettent au client professionnel de déduire l'impôt préalable.

La signature électronique est facultative. Le SECO rappelle qu'elle offre la meilleure protection contre des modifications non identifiables. Sans elle, la facture n'est pas une preuve incontestable. La preuve peut toutefois être administrée par d'autres justificatifs : bons de commande ou de livraison, écritures comptables, preuves de paiement. Ces éléments sont appréciés au cas par cas selon le principe de la libre appréciation des preuves.

Dernière exigence : la conservation. Les factures se gardent 10 ans, sur papier ou sous forme numérique, conformément au Code des obligations (art. 958f CO). L'entreprise documente ainsi ses écritures et répond aux exigences comptables et fiscales.

Délais de paiement : ce que dit la pratique suisse

Le Code des obligations ne fixe aucun délai de paiement unique. En B2B, les parties négocient librement, plus court ou plus long selon leurs besoins. En pratique, elles s'accordent souvent sur 30 jours, parfois 60. Sans délai prévu au contrat ou sur la facture, l'article 75 CO impose le paiement immédiat à réception. L'absence de convention joue contre le débiteur, qui ne bénéficie d'aucun délai de courtoisie automatique.

Certains secteurs s'écartent du schéma. Dans la construction, les paiements se font souvent par tranches selon l'avancement des travaux, comme stipulé au contrat. Objectif : répartir les règlements sur toute la réalisation. La retenue de garantie est fréquente : 5 % à 10 % du paiement sont retenus jusqu'à la fin de la période de garantie (environ 1 an). Elle couvre d'éventuelles réparations après la livraison des travaux.

Dans certains projets du secteur de la construction, des délais plus longs peuvent être négociés, mais ils doivent être explicitement mentionnés dans le contrat. Pour le créancier, la rédaction des conditions de paiement est le premier levier de maîtrise du risque. Délai, date de départ, échéances partielles, retenue : ces éléments comptent avant même toute relance.

Risques pour le créancier : impayés, retards et trésorerie

Le principal risque de l'achat sur facture tient aux pertes sur créances. En Suisse, les défauts de paiement se situent typiquement entre 1 % et 5 %, selon le secteur, le profil des clients et les mécanismes de protection en place. Un taux apparemment faible pèse vite lourd. Une boutique en ligne réalise 1'000 commandes de 120 francs par mois sur facture. Avec un taux de sinistralité de 3 %, elle perd 3'600 francs par mois, soit 43'200 francs par an, selon l'exemple de calcul d'un guide spécialisé.

Le retard génère en plus des intérêts. Un débiteur en retard dans le paiement d'une somme d'argent doit un intérêt moratoire de 5 % par an. Cet intérêt s'applique automatiquement dès le retard, sauf taux conventionnel différent. Son calcul démarre le jour suivant l'échéance prévue. Des frais de rappel peuvent s'y ajouter selon les conditions convenues. Dans le paiement différé B2C, la FRC relève des frais de rappel élevés et des intérêts moratoires autour de 8 %.

Le coût du risque se compare à celui de sa maîtrise. Un contrôle de solvabilité auprès d'une agence de renseignement comme CRIF ou Intrum coûte quelques centimes par requête. L'externalisation du risque auprès d'un prestataire BNPL représente 1,60 % à 2,40 % du montant. Pour une commande de 120 francs, cela donne 2,12 à 3,18 francs, soit 2'120 à 3'180 francs par mois pour 1'000 commandes. Dans cet exemple, la prévention revient moins cher que la perte de 3'600 francs liée à un taux de sinistralité de 3 %.

Indicateurs clés du risque de paiement sur facture en Suisse

Risques pour le débiteur : paiement différé et surendettement

Le paiement en plusieurs fois expose le consommateur à un risque spécifique. Selon la FRC, cette forme de crédit est gratuite tant que les délais de paiement sont respectés. Mais la facture devient salée en cas de retard : intérêts moratoires très élevés (autour de 8 %) et frais de rappel également. La vigilance s'impose donc sur la manière d'honorer ses factures.

Le cadre juridique de ces petits crédits est lacunaire. La Loi sur le crédit à la consommation (LCC) ne s'applique pas aux crédits inférieurs à 500 francs. Cela permet à certaines entreprises d'adresser leur offre à des personnes peu solvables, relève la FRC. Sur ces montants, le consommateur ne bénéficie pas des protections attachées au crédit à la consommation classique.

Selon un chiffre du Temps repris par la FRC, les commandes passées par ce biais augmentent, de l'ordre de 20 %. Cela soulève la question de l'incitation à la surconsommation et au surendettement. En Suisse, ce service est proposé par des enseignes telles que H&M, Mango et Calida. Règle pratique pour un débiteur : traiter toute facilité de paiement échelonné comme un crédit. Vérifier le taux appliqué en cas de retard, les frais de rappel et le montant total effectivement dû.

Prévenir et traiter les impayés sans casser la relation

La prévention commence par le contrôle de solvabilité avant l'achat, réalisable via des agences de renseignement comme CRIF ou Intrum. Elle se poursuit par des conditions de paiement explicites : délai et point de départ, échéances partielles, retenue de garantie, taux d'intérêt conventionnel éventuel, frais de rappel. Une facture qui mentionne clairement l'échéance et le montant dû réduit les contestations et les retards involontaires.

Le traitement des impayés doit respecter la loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite (LP). Les boutiques en ligne suisses disposent de trois leviers. D'abord, la vérification de la solvabilité avant l'achat. Ensuite, une gestion professionnelle des rappels conformément à la LP. Enfin, l'externalisation du risque auprès de prestataires (par exemple Klarna ou CembraPay). Le bon équilibre entre prévention et protection dépend du taux de sinistralité, du montant du panier d'achat et du profil des clients.

Chaque option a un coût mesurable. La prévention (contrôle de solvabilité) se facture quelques centimes par requête. La couverture du risque se paie en pourcentage du chiffre d'affaires concerné, entre 1,60 % et 2,40 % dans l'exemple cité. L'arbitrage entre prévention et protection dépend de trois éléments : le taux de sinistralité observé, le montant du panier d'achat et le profil des clients.

Facturation numérique : obligations et opportunités

La dématérialisation progresse en Suisse, mais reste largement optionnelle dans le secteur privé. La Suisse encourage la dématérialisation des factures sans l'imposer aux flux B2B et B2C à fin octobre 2024. Le système eBill permet d'envoyer des factures électroniques aux clients professionnels comme aux particuliers, et d'en recevoir de ses fournisseurs. Il facilite aussi le paiement dans le digital banking de la banque. Il revendique plus de trois millions d'utilisateurs, entreprises comme particuliers. QR-facture et eBill figurent parmi les normes numériques désormais intégrées aux pratiques de facturation suisses.

Le secteur public, lui, impose des obligations. Depuis début 2016, sur décision du Conseil fédéral, tous les fournisseurs de l'administration fédérale doivent émettre leurs factures au format électronique si le marché dépasse 5 000 francs. Depuis 2012, les entreprises peuvent recevoir les factures fournisseurs émanant de l'administration fédérale au format PDF par courriel.

Sur le plan probatoire, la signature électronique reste facultative. Elle offre la meilleure protection contre des modifications non identifiables. Son absence n'empêche pas la déduction de l'impôt préalable si d'autres preuves sont apportées, dans le respect des exigences légales de tenue de la comptabilité. Les entreprises disposant d'un système de contrôle interne peuvent aussi l'utiliser comme moyen de preuve. À l'échelle européenne, les formats d'échange comme Peppol et le projet ViDA transforment les relations avec les partenaires, clients ou fournisseurs. Les factures émises à destination de l'UE sont donc à suivre de près.

En synthèse : concilier souplesse commerciale et sécurité

Les obligations minimales sont documentaires et comptables. La facture doit identifier clairement l'émetteur, le destinataire, la prestation, les dates, les montants HT et TTC et les conditions de paiement. Elle porte le numéro et le taux de TVA pour les assujettis.

La conservation est de 10 ans (art. 958f CO). À défaut de délai convenu, l'exigibilité est immédiate (art. 75 CO).

Côté créancier, le risque principal reste l'impayé, typiquement 1 % à 5 % selon le secteur et le profil des clients. Le coût de la trésorerie immobilisée l'aggrave. Les leviers : contrôle de solvabilité (quelques centimes par requête), conditions de paiement écrites, relances conformes à la LP. Au besoin, externalisation du risque à un prestataire facturant entre 1,60 % et 2,40 %.

Côté débiteur, le danger vient du paiement différé. La facilité est gratuite tant que les délais sont respectés. Elle coûte cher en cas de retard : intérêts moratoires autour de 8 % et frais de rappel dans le contexte BNPL. Les crédits inférieurs à 500 francs échappent à la LCC.

Les réflexes à retenir : fixer et rédiger les délais et échéances. Mentionner le taux d'intérêt et les frais de rappel. Vérifier l'identité et la solvabilité du débiteur avant d'accorder un délai.

Conserver les justificatifs de la facture et du paiement. Arbitrer entre contrôle préalable et couverture du risque sur la base du taux de sinistralité réel. La souplesse commerciale du paiement sur facture est utile. Elle se sécurise par des règles écrites et un suivi systématique.